業務効率化を進めるポイントと効果的なツールを解説！ツールを導入せずに実現する方法も

政府が推し進める働き方改革の一環として、多くの企業に求められているのが「業務効率化」です。

しかし、
「必要性は感じるものの、具体的に何をすればよいのかわからない」
「業務効率化のためのツールやサービスには、どのようなものがあるのだろう？」
そんな不安や疑問をお持ちの方も多いことでしょう。

たしかに、いざ業務効率化に着手しても、すぐに効果が表れるわけではありません。
成果が出るまでには多くの時間と労力を要してしまうこともあります。

そこで当記事では、業務効率化の進め方や注意点、効果的なツールやサービスなどを解説します。

業務効率化とは

「業務効率化」とは、業務上で発生している「ムリ・ムダ・ムラ」を排除したり、減らしたりしながら、業務を効率的に行なうための取り組みのことを指します。

例えば、

• 間に合いそうもない納期設定をしている（ムリ）
• 必要以上に資金や人材、時間を投下してしまっている（ムダ）
• 担当する人によって成果物の品質が高かったり低かったりする（ムラ）

これらを削減することで、企業の利益を増大させられます。

また、業務効率化を推進すると、生産性が高い業務へ経営資源を集中投下できるため、競争力強化にも繋がります。

業務効率化が必要とされる背景

業務効率化が求められているのは、以下のような理由があるからです。

少子高齢化による人材不足

少子高齢化により、労働人口は年々減り続けています。
しかし、企業は人材不足であったとしても、市場で優位に立ち永続させていくためには売上や利益を落とすわけにはいきません。
そのため、人材不足を補いながら業務を効率化する必要があるのです。

働き方改革の推進

近年、残業をできるだけなくし、働く場所を自由とし、プライベート時間も充実させるといったワークライフバランスが多くの企業で求められています。
こういった潮流自体は好ましいものですが、企業としては限られた時間・資源の中で生産性を向上させる必要に迫られていることも確かです。

業務効率化と生産性向上の違い

業務効率化と生産性向上は、しばしば同じものとして扱われることがあります。
しかし厳密に言うと言葉の意味は少々違います。

業務において発生している「ムリ・ムダ・ムラ」を排除・削減し、コストや時間を抑えながら効率化を図るのが「業務効率化」です。
一方、より少ない経営資源でそれまでよりも成果を上げることを「生産性向上」と呼びます。

つまり業務効率化とは、生産性向上を図る施策の一つということです。

業務効率化の進め方3ステップ

「業務効率化」は聞いたことがない人はいないというくらい耳なじみのある言葉ですが、それだけに何となく意味は理解しているものの、具体的なやり方は分からないという人も多いのではないでしょうか。

そこでここからは、業務効率化の一般的な進め方をご説明します。

ステップ1：現状を把握する

ステップ1-1．業務を見える化する

まず行うのは、現状把握です。
現状把握は業務の棚卸しを行いながら全体を俯瞰し、「見える化」することが重要になります。

とくに以下の項目を「見える化」しましょう。改善策を考えるポイントとなります。

• 担当者名
• 担当部署
• 担当人数
• 作業時間
• 業務フロー
• 使用ツール
• 必要スキル
• 作業頻度

ステップ1-2．課題を特定する

業務を見える化した後は、問題点を列挙し、何が業務効率化を阻害しているのか、課題を特定します。

例えば、複数人の従業員で重複している作業が見つかった場合、その業務には「ムダ」があると言えます。
特定の担当者にしかできない業務が見つかった場合、その業務には「ムラ」があると言えますし、業務が属人化しているという問題点の発見にも繋がります。

このように業務における課題を特定し、具体的に業務フローの中のどこに課題があるのか、直接的・間接的な原因は何なのかを紐解いていきます。

ステップ2：計画を立てる

ステップ2-1．解決したい課題に優先順位をつける

課題がいくつも特定された場合、すべて同時に着手すると、かえって業務の効率を悪くしてしまう恐れがあります。
課題が複数見つかった場合は、まず何から進めるべきか優先順位をつけるようにしましょう。

優先順位が高い業務は、より多くの経営資源を投下し、できるだけ早く効率化を図ることが望ましい業務です。
一方で優先順位が低い業務は、将来的になくす方向で考えられないか、部署や担当者を変更できないか、自社で対応するよりアウトソーシングした方がコストパフォーマンスが良いのではないかなど、限られた経営資源をいかに有効活用できるかといった視点で捉えることが重要になります。

ステップ2-2．効率化する方法・ツールを決める

次は見つかった課題をどのような方法で、あるいはツールを使って解決するかを検討します。
例えば、業務を分割する、担当者を変更（追加・削減など）するといった方法もあれば、新しくツールを導入するという方法もあります。

方法を間違うと業務効率化の取り組みそのものが失敗してしてしまう可能性もあるため、どの方法が適しているかは慎重に検討しましょう。

「すぐに実施できるから」という安直な理由で担当者を変更したり、反対に「これさえあれば解決できるはず」という浅い考えでツールを導入したりしてはいけません。

ステップ2-3．スケジュールを立てる

業務効率化に対する取り組みをいつからいつまでに実施するのか、実現に向けて具体的なスケジュールを立てましょう。
このとき、他の業務に支障をきたすようなスケジュールだと、かえって「ムリ」となり業務効率を悪化させてしまうため注意が必要です。

ステップ3：PDCAを回す

ステップ3-1．効果検証する

業務効率化に限った話ではありませんが、取り組んだ施策はやりっぱなしにせず改善していくためにPDCAサイクルを回すことが重要です。
効果検証はPDCAサイクルのC（Check）に当たりますが、P（Plan）とD（Do）までは実施できても、C（Check）以降はなかなか時間がとれずできない、という企業も多いようです。
しかしPDCAサイクルの肝はこのCにあると言っても過言ではありません。
実際に業務効率化できたのか、どれくらい効果があったのかの検証は必ず行いましょう。

ステップ3-2．フィードバック・改善を行う

効果検証の結果は関係各所にフィードバックを行います。
これによって「業務効率化できていると思っていたが実はできていなかった」ことや、「会社や部署の方針で業務のやり方を変えたが、現場担当者にとっては業務効率化どころか効率が悪くなった」ことに気づくことができます。

このような場合は取り組みを見直すことが必要です。
また一見上手くいっているように見える場合も、他部署へ課題が移動していないか、担当者によっては課題が残っていないかなどに注意しましょう。

そしてフィードバックに従って改善を実施します。
とくに担当者が難しい・やりにくいと感じた点やミスが起きてしまったポイントは、改善を検討するべきでしょう。

業務効率化にオススメのツール・サービス

業務効率化する方法を検討した結果、新しいツールやサービスを導入した方が良いという結論に至った場合は、以下をご参考になさってください。
ビジネスでよく使われているツール・サービスです。

ファイル共有サービス

ファイル共有サービスとは、他拠点や社外からもファイルにアクセスすることができるようになるサービスです。
どこからでもファイルを閲覧・編集できる点や、複数人が同時に同じファイル上で作業できる点が業務効率化に役立ちます。
ビジネスシーンでよく使われる代表的なサービスは以下です。

Dropbox Business

Dropbox Businessは、電子署名や契約書などのドキュメントに関する機能が特徴的です。

プランはStandard、Standard + DocSend、Advancedの3つあります。
最も安価のStandardプランから電子署名や署名依頼（月3回まで）ができ、Advancedプランではランサムウェアの検知と復元もできます。
Standard + DocSendプランは月額費用が少し高めですが、共有ファイルをパスコードやメールアドレス認証で保護することもできます。

Dropbox Businessのプランと価格
https://www.dropbox.com/ja/business

Google Workspace

Google WorkspaceはGoogleが提供しているファイル共有サービスで、GmailやGoogleドキュメントなど、Googleが提供している様々なアプリを活用することができます。
SalesforceやDocuSignなど外部ツールとの連携も可能なため、業務フローがシームレスになるという点で、業務効率化に役立ちます。

プランはBusiness Starter、Business Standard、Business Plusの3つあり、上位になるにつれてストレージやセキュリティなどがアップグレードされていきます。
14日間の無料お試し期間もあります。

Google Workspaceのプランと価格
https://workspace.google.com/intl/ja_jp/pricing.html

OneDrive for Business

OneDrive for Businessはマイクロソフト社が提供しているファイル共有サービスで、モバイルアプリでのスキャン機能が特徴的です。
スキャナー不要で書類をスキャンすることができ、そのまま署名して送信することまでできるため、業務効率が大きく向上します。
さらにクラウドストレージは無料で利用できます。

プランはBusiness Plan 1、Business Plan 2、Business Basic、Business Standardの4つあり、最上位のBusiness Standardプランにはワードやエクセル、パワーポイントなどのOfficeアプリも含まれています。

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは中小企業向けファイル共有サービスで、従業員100人未満のSaaS型コンテンツ・コラボレーション市場では3年連続シェア1位※を獲得しています。
※出典：ITR「ITR Market View:コラボレーション市場2020」SaaS型コンテンツ・コラボレーション市場－従業員100人未満：ベンダー別売上金額推移およびシェア（2018～2020年度予測）

最大の特徴はユーザーごとの課金方式ではなく、プランに申し込むとユーザー数無制限で利用できるという点です。（フリープランはユーザー3名まで）
フリープラン、ライトプラン、ビジネスプランの3つのプランがありますが、フリープラン以外はユーザー数無制限となっています。

社員数が多く、費用をできるだけ抑えながらファイル共有サービスを利用したいという中小企業にオススメのサービスです。

セキュアSAMBAのプランと価格
https://info.securesamba.com/product/samba/plan/

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、プロジェクトの進捗状況を管理するツールです。
導入することで業務の遅れやタスク漏れに早い段階で気づくことができ、「ムリ・ムダ・ムラ」の削減に貢献することができるのです。
またタスク管理や進捗状況の共有に要する時間が削減できるというメリットもあります。

ビジネスシーンでよく使われる代表的なツールは以下です。
どのサービスもデザインがシンプルかつ直感的に操作できるため、ITリテラシーが低い人でも使いやすくなっています。

Backlog

Backlogではタスクをガントチャートとして視覚化できます。

ドラッグ＆ドロップでタスクを整理できるカンバンボードや、バーンダウンチャート、Gitネットワークのような形で管理することもできます。
バグ管理システムという、バグの修正・レビューに特化した機能もあります。

プランはスタータープラン、スタンダードプラン、プレミアムプラン、プラチナプランの4つです。
小～中規模のチームにはプラミアムプランがオススメとされています。

Backlogのプランと価格
https://backlog.com/ja/pricing/

Asana

Asanaではタスクをリストビュー、タイムライン、ボードなどの形式で視覚化することができます。
レポート機能を使えばリアルタイムでプロジェクトの状況をグラフや図で表すことができ、進捗確認の時間削減に繋がります。

また特筆すべきは200以上のアプリと連携できる点で、TeamsやSalesforce、Slackなどが連携対象となっています。

プランはBasic、Premium、Businessの3つです。

Asanaのプランと価格
https://asana.com/ja/pricing

My Redmine

My Redmineとは、プロジェクト管理ツールとして定評のある「Redmine」のクラウドサービス版です。
タスクを「チケット」として登録・管理できるのが特徴です。

またプラグインを導入すると画面に表示される文言やデザインを変更することができるなど、カスタマイズ性も非常に高くなっています。

プランはスタンダード、ミディアム、ラージの3つですが機能に違いはなく、ユーザー数・ストレージ・IPアドレス制限数の上限によって差別化されています。

My Redmineのプランと価格
https://hosting.redmine.jp/

Microsoft To Do

Microsoft To Doはマイクロソフト社が提供しているタスク管理サービスです。
Outlookタスクと統合・連動しているので、Outlookをご利用の方にとっては非常に使い勝手の良いサービスだと言えるでしょう。
リマインダーを設定すれば、期日を忘れることも防げます。

Microsoft365を購入することで利用可能となりますが、Microsoft365にはBusiness Basic、Apps for Business、Business Standard、Business Premiumの4つのプランがあります。

アウトソーシングサービス

業務効率化に課題を感じている企業は数多くあります。
しかし、大企業に比べ中小企業は経営資源に限りがあるため、資源を投下しづらという現実があります。

そのような場合に活用したいのがアウトソーシングで、人件費や工数などのコストを削減しつつ、業務効率化を図ることができます。

アウトソーシングとは業務の一部を外部の専門業者へ委託することです。
専門業者に任せることで業務レベルが向上・均一化され、「ムリ・ムダ・ムラ」を削減する効果があります。
昨今では様々な業務をアウトソーシングできますが、よく利用されるのは以下のサービスです。

営業アウトソーシング

自社の社員はインサイドセールスを行い、テレアポ営業をアウトソーシングする、といった形で利用されているケースが多く見受けられます。

採用アウトソーシング

採用活動担当者は、他の業務と兼務している場合が大半であるにもかかわらず、専門的なスキルも求められます。
企業説明会の設営・運営、募集媒体管理、面接の一部などを委託するのが採用アウトソーシングです。

研修アウトソーシング

研修には社内規定や業界・職種の知識を伝えるもの、社会人としてのマナーを訓練するものもありますが、知識ばかりでなく教える人や教え方も重要になります。
そのため、研修や教育の専門家に従業員スキルを高めることを目的として依頼するのが、研修アウトソーシングです。

ITアウトソーシング

ITアウトソーシングは委託範囲が幅広いのが特徴です。例えば、

• 総務・経理・人事などのデータ入力業務
• SE業務（システム企画、開発、運用）
• コールセンター業務（電話、メール、チャット対応）

などのアウトソーシングが代表的です。

ツール・サービスを導入する前に！すぐにできる業務効率化のアイデア

業務効率化に役立つツール・サービスを上述しましたが、ツール・サービスを導入せずとも業務効率化に取り組むことはできます。
「すでにツール・サービスを導入している」という企業や、「とにかく今できることをしたい」という企業は、以下のことから始めてみてはいかがでしょうか。

ECRS（改善の4原則）を考える

ECRSとは、Eliminate（排除）、Combine（結合と分離）、Rearrange（入れ替えと代替）、Simplify（簡素化）の英語の頭文字を取ったもので、業務効率化を図る上での順番や視点を表わしたものになります。
より具体的には、以下の順番と視点で業務改善のための課題を見つけ出します。

一般的に、ECRSによってもたらされる業務効率化の効果はEが最も高く、次いでC→Ｒ→Sの順に小さくなるといわれています。

マニュアルを作成する

小さなことですが、マニュアルを作成するだけでも業務効率化できる場合があります。
以下のマニュアルが揃っているかどうか、改めてご確認ください。

• 業務マニュアル
• 規範マニュアル
• 取扱マニュアル
• 教育マニュアル
• 危機管理マニュアル

なおマニュアルは「存在するだけ」では意味がありません。
疑問点や不明点を解決したいとき、あるいはその業務に関して情報が欲しいときに実際に活用できるのか、という点も確認するべきです。

情報共有の方法を考える

情報共有はベストな方法でできていますか？
以下の質問に、自信を持って「YES」と答えられるかどうか確認してみてください。

• 関係者全員、必要な情報がどこにあるか把握できていますか？
• どれが最新のファイルか、誰が見ても分かりますか？

もしも自信を持って答えられないなら、改善点があるかもしれません。
情報共有の方法を改善するだけでも、最新のデータを探す時間やメンバーに情報共有する時間が削減できます。

業務効率化のポイントと注意点

成功すれば企業の経営に大きな効果を発揮する業務効率化ですが、やり方を間違えると効果が出ないどころか、かえって業務効率を悪化させる恐れがあります。
取り組む際は、いくつかのポイントに注意しましょう。

定着しやすい業務フロー・システムを構築する

実際に業務を行う人の意見を取り入れる

業務フローを作成したり、ツールやサービスを導入したりする際は、実際に業務を行う人の意見を取り入れ、その人にとって使いやすいものを選択するようにしましょう。
現場の意見を無視し、会社都合だけで進めてしまうと、正しく活用されないだけではなく、担当者の反発を招くなどの別問題が発生してしまう可能性があります。

実施前に体制や環境を整える

事前にどのような組織体制で改善を進めていくのかを明確にしましょう。
また、実務に関わる者が疑問点や不明点を解決するためのマニュアルや、管理者の育成プログラムなどといった環境も整えておく必要があります。

デメリットを見落とさない

手間・コストの増加に注意

業務効率化を推進するためには社内体制の整備が必要となるため、業務効率化前よりかえって手間や時間がかかることもあります。
かといって途中で諦めてしまっては、業務効率化には繋がらず、ムリ・ムダ・ムラは減りません。

また、業務効率化をイコール機械化やオートメーション化と捉える人も少なくありませんが、実際にはツールやサービスを導入しただけでは業務効率化には結びつかず、コストや労力が成果よりも上回ってしまう可能性もあります。

メリットばかりに着目するのではなく、手間やコストと成果を照らし合わせることも忘れないようにしましょう。

業務の質の低下に注意

業務効率化を目指し時間削減に注力するあまり、業務の質が低下してしまっては本末転倒です。
目には見えづらい点ですが、効果検証する上では必ず業務の質が落ちていないかどうかもチェックしなければなりません。

セキュリティリスクに注意

とくにツールやサービスを導入する際に注意しなければならないのが、セキュリティリスクです。
以下の3項目が確保できているかどうかを、忘れずに確認しましょう。

機密性

権利者や管理者だけが情報にアクセスできる状態。
それ以外のメンバーには閲覧だけ、閲覧と編集が可能、編集はできるが追加・削除は禁止、といった具合に必要に応じた権限を付与します。

完全性

データがすべて揃っており、かつ正確である状態。
完全性を確保するためには、データのバックアップをとっておくことが重要になります。
万が一に備え、操作・編集のログを残しておくことも効果的です。

可用性

不測の事態でもシステムを継続して稼働させられる状態。
可用性を確保するためには、予備のシステムを用意するなどの対策が必要です。

やりっぱなしにせず、検証を忘れずに行う

効果検証しなければ、その取り組みに実は効果がなかったとしても気づくことができません。
その状況では労力やコストをムダに垂れ流すだけです。
良い効果を感じていたとしても、検証は必ず行ってください。

手段の目的化に注意

例えば以下のケースでは、手段が目的化してしまっています。

• ツールやシステムを導入した時点がゴールとして捉えられ、その後の運用状況が軽視されている
• コスト削減のつもりが商品価値を左右する大切なところまでカットしてしまい、利益が下がってしまった

こういったことは業務改善に真剣に取り組めば取り組むほど、よく起こりがちです。
定期的に目的を確認するタイミングを設けるなどして防止しましょう。

まとめ：まずはできることから始めよう

業務効率化は限られたメンバーだけでなく、全社一丸となって取り組まなければ成功しません。
そのためには、なぜ業務効率化を進めるのかという目的を明文化し、誰もが常に意識できる環境や、サポートし合える体制を整えましょう。

また、業務効率化を考える際、すぐにツールやサービス導入をイメージする人もいますが、マニュアルを作成したり、情報共有をしっかり行ったりするだけで効果が表れることもあります。
まずはできることから始め、より大きな効果を期待したい場合は、ツールやサービスの導入、またはアウトソーシングも検討すると良いでしょう。