ITサポート代行を活用するにあたり意識しておきたいのは顧客承認の方法です。
何かしらの作業をするときに顧客承認を得なければならないことがあるものです。
ただ、顧客承認が必要な作業は承認されないことでスムーズに進まないこともあります。
今回はこのようなことを起こさないために、顧客承認をスムーズに進めるテクニックをご紹介します。
ITサポートにおいて顧客承認が必要な場面は多々ある
ITサポートに仕事を依頼さえしておけば、後は自動的に対応してもらえると考えられていることがあります。
確かにあらかじめ契約されている仕事内容であれば自動的に対応してもらえることもあります。
ただ、顧客にとって重要な変更となる場合は、承認を取らなければならないこともあります。
例えば以下の作業です。
- エラー調査のためのログ取得作業
- システムの再起動
- 端末の設定変更
- データベースの更新作業
顧客承認を取らなければいけない場面は上記以外にも多々あるものです。
しかし、この顧客承認は準備不足からスムーズに進まないケースが見受けられます。
以下ではそのような事態に陥らないために、準備するべきことについてご説明します。
顧客承認をスムーズに進める3つのテクニック
顧客承認をスムーズに進めるためのテクニックは3つです。
それぞれについて以下でご説明します。
承認のフロー図を用意する
承認のフロー図を用意しておくことがテクニックとして挙げられます。
企業にもよりますが承認フローは複雑になりやすいものです。
いつ誰がどのタイミングで承認をするのか、前後関係が把握できていないこともあるぐらいです。
そのような状況ではITサポート側も承認する側も適切な対応ができません。
そこで重要になるのが承認フローを視覚的に理解できるようにすることです。
一連の流れをフロー図として定義してくことで、誰でも適切な対応を取れるようになります。
代理承認の担当者を決める
代理承認の担当者を決めておくこともテクニックの一つです。
顧客承認がスムーズに進まない理由として、承認者の不在が挙げられます。
誰が対応しなければならないのかは明確になっているものの、担当者が不在であることで承認が進まないのです。
そこがボトルネックとなってしまい、全体的な進捗に影響が出ることもあります。
この問題に解決するテクニックとして、代理承認の考え方があります。
基本的には承認者が承認をしますが、不在などの時には権限を与えられた代理承認者が対応するものです。
この仕組みを事前に用意しておけば、承認者が実質的には複数に存在する状況となります。
そのため承認者が不在であることで、承認フローが進まないという問題を解決しやすくなります。
もちろん代理で承認をするのであれば、相応の権限を持つ人でなければなりません。
誰でも代理承認をすれば良いというわけではないのです。
役割や責任とのバランスを考え、適切な代理承認者を設定しておくことが重要です。
電話連絡など緊急時の承認法を決める
電話連絡など緊急時の承認方法を定めておくこともテクニックです。
基本的に承認はメールや専門のツールを利用することが多くなっています。
これらを利用することによって、承認者が承認したという証跡を残しています。
監査などの対応をする時もこの証跡を提出するのです。
ただ、このような枠組みにとらわれると、スムーズに顧客承認が進められないこともあります。
そのため緊急時の手段として、電話での承認も用意しておくべきです。
事前に電話で承認をし、その後に証跡などを残すやり方です。
このやり方を事前に準備しておけば、電話連絡さえ取れれば顧客承認が取れるようになります。
承認フローのボトルネックを解決できるテクニックです。
顧客承認は事前準備が鍵を握る
顧客承認をスムーズに進められるかどうかは事前準備が鍵を握ります。
しっかりと事前準備ができていれば、顧客承認はスムーズに進められるのです。
準備しなければならない項目も特段難しいものではありません。
上記のような説明を受けてみると、当たり前のことであると感じることでしょう。
上記でご説明したテクニックに着目し、顧客承認をスムーズに進められるように準備しましょう。
