中小企業で課題になりやすいものがIT関連のサービスデスク業務です。
特にITに特化した企業ではない場合、専門家が不在の状態でどうにかサービスデスク業務をこなしていることもあるでしょう。
また、専門家が居ても人数が少なく負担に感じていることもあります。
そのような状況を解決する方法として、サービスデスク業務のアウトソーシングが挙げられます。
最近は中小企業でもサービスデスク業務をアウトソーシングすることがトレンドになっているぐらいです。
それではサービスデスク業務のアウトソーシングとは具体的にどのようなものなのでしょうか。
中小企業を取り巻く環境を踏まえ、なぜアウトソーシングがトレンドになっているのかをご説明します。
中小企業で課題が発生しやすいサービスデスク業務
中小企業ではIT関連のサービスデスク業務で課題が発生しやすい状況が続いています。
その原因は様々ですが、例えば以下のものが考えられます。
- 担当者が1人しかいないが急に退職してしまった
- 新システムを導入して問い合わせが殺到してしまった
- サービスデスク業務の担当者がITに詳しくないため対応の時間が必要となった
中小企業での大きな課題として、サービスデスク業務に対応できる人員の少なさがあります。
総数が少ないためサービスデスク業務に割りあてる人数に限りがあるのです。
そのため、情報が属人化していたり急に退職したりした場合の対策などは考えられていないことがあります。
また、人員が少ないことで新システムの導入時には対応しきれないこともありえます。
手が回らずに業務がストップすることもありえるでしょう。
サービスデスク担当者がITの専門家ではなく、適当にアサインされている人であればなおさら手が回らなくなる課題となりえます。
サービスデスク業務はアウトソーシングでの解決がトレンド
上記のとおり、中小企業ではサービスデスク業務に潜在的な課題を抱えています。
これを解決する選択肢としてサービスデスク業務のアウトソーシングがトレンドとなっています。
アウトソーシングはどのようなものであり、なぜトレンドであるのかをご説明します。
サービスデスク業務のアウトソーシングとは
サービスデスク業務のアウトソーシングとは、ITに特化したアウトソーシング会社に業務を丸投げしてしまうものです。
これには以下の特徴が挙げられます。
- 自社専用のチームを立ち上げてもらいサービスデスク業務を丸投げ可能
- 基本的に機器の選定や購入のサポートなども依頼可能
- 専門家であるため素人が対応するよりも短時間かつ的確
既存の枠組みを利用するものではありますが、自社専用のチームを立ち上げてもらえるものが基本です。
そのため、要望にも幅広く応えてもらえることが特徴です。
また、対応するのはIT系サービスデスクを専門に対応している人が中心です。
素人がサービスデスクとして対応するよりも、短時間かつ的確な対応が期待できるものです。
なぜサービスデスク業務のアウトソーシングがトレンドなのか
中小企業でサービスデスク業務のアウトソーシングがトレンドである理由は以下の4つが考えられます。
- 専門家のサポートが受けられるためITの専門知識を習得しなくてもよくなる
- 低価格で専門家のサポートを受けられる
- 社内で人材を抱えないため固定費が減らせる
- 急な退職などを心配する必要がなくなる
アウトソーシングがトレンドである大きな理由は、専門家のサポートを受けられることでITの専門知識を習得しなくとも業務が回るようになることです。
社内でサービスデスクに対応するための人材を確保するとお金が必要です。
また、人材を育成するためにもお金が必要となります。
退職しないように繋ぎ止めておくためにもお金が必要です。
アウトソーシングを利用すると、これらの問題が一気に解決できます。
そのため、中小企業ではアウトソーシングの選択がトレンドになっています。
例えばパソコンを利用していればウイルス対策が必要です。
これには定期的なバージョンアップが求められるのですが、この手法を覚える必要がなくなります。
また、最新のアプリを導入してエラーが出てしまったときも、問い合わせで解決することで解決します。
覚えなければならない対処法は最小限で済ませられるのです。
これらのことを実現できることで、金銭的にも人員的にも負担を軽減できます。
そのため、アウトソーシングすることが注目されトレンドとなっています。
サービスデスク業務をアウトソーシングするために求められること
サービスデスク業務をアウトソーシングするために、依頼する側が考えておくべきことは以下の2点です。
- 現状の業務を整理（業者がサポート）
- サポートしてもらいたい業務の検討
現状の業務を整理できなければ何も依頼できません。
自力で整理ができない場合は、ノウハウを持つ業者にサポートしてもらえます。
業務の洗い出しができれば、「アウトソーシングする業務」「社内で対応する業務」を検討して決定するだけです。
中小企業はサービスデスク業務のアウトソーシングで負担を軽減
中小企業はサービスデスク業務をアウトソーシングすることで負担が大きく軽減できます。
特に全社的に「ITに疎い」と感じているのであれば、思い切ってアウトソーシングを検討してみるとよいでしょう。
アウトソーシングを利用することで、IT系サービスデスク業務を数多くこなしている専門家のサポートを受けられます。
しかも、自社向けのチームを作ってもらい手厚いサポートも受けられるのです。
コスト面でも社内で人員を抱えるよりは低価格であることが大半です。
コストを削減してITサポートレベルもあがる一石二鳥なサービスですので、サービスデスク業務が負担であればアウトソーシングを検討してみましょう。
