ITサポートを利用すると、多くの問い合わせ窓口を一つに集約できるメリットがあります。
本来は個別に管理しなければならないものを、一括で管理できるようになるのです。
それでは具体的に問い合わせ窓口を集約できるとはどのようなものなのでしょうか。
ITサポートを利用するからこそのメリットについて解説します。
ITの問い合わせ窓口はバラバラであることが一般的
一般的にIT機器やシステムとの問い合わせ窓口はバラバラです。
製品を製造しているベンダーごとに問い合わせ窓口がありますので、その窓口へと連絡する必要があります。
トラブルなどが発生した場合は、どのIT機器やシステムなのかを確認し、それに応じて問い合わせをします。
バラバラな窓口を確認して問い合わせするのは手間のかかることです。
頻繁に起こることではありませんが、問い合わせを効率化することは課題といえます。
ITサポートを利用すれば問い合わせ窓口を集約可能
ITサポートを利用すると、上記の課題を解決できます。問い合わせ窓口を集約可能なのです。
以下ではこれについて詳しくご説明します。
異なるベンダーの製品も一つの窓口に集約できる
ITサポートを利用すると、異なるベンダーの製品でも一つの窓口に集約できます。
利用者からの一次受付として、ITサポートが対応するのです。
しかも、受付をするだけではなく、マニュアル対応可能であればそこで回答をしてくれます。
実際にベンダーへと問い合わせをしなくとも、ITサポートがその代わりをしてくれるのです。
マニュアル対応をしてもらうためには条件がありますが、それを満たしていれば対応してもらえます。
なお、ベンダーへの確認が必要であればITサポートがエスカレーションをしてくれます。
この部分を自分で対応する必要がなくなり、負荷が軽減されます。
問い合わせ時間の短縮につながる
問い合わせ窓口をITサポートに集約すると、待ち時間や問い合わせ先を探す時間が減ります。
専用の問い合わせ窓口ですので、一般的なベンダーの窓口に問い合わせをするよりも短時間での対応となるのです。
また、問い合わせ窓口が一つとなり、利用したい問い合わせ窓口を探す手間もなくなります。
結果、問い合わせ時間が短縮され業務への影響も小さくなります。
問い合わせ窓口に対応してもらえるまで、電話口で待機しておく必要もなくなります。
問い合わせに時間を要するのはやむを得ないことです。
ただ、ITサポートを利用しそれを最小限に抑えられるようにするべきです。
問い合わせのナレッジの消失を防ぐ
ITサポートに集約することで、問い合わせのナレッジの消失を防ぐことも可能です。
例えば、問い合わせの際には「顧客番号」などが必要となるケースがあります。
問い合わせをしてから必要になると気づくケースも多いものです。
この番号が分からないため社内で探し回るなど、無駄な時間を要してしまうこともあるぐらいです。
また、前任の担当者が顧客番号などの情報を個人で管理していると、異動や退職により情報が行方不明になるケースもあります。
これも無駄な時間を要してしまう原因となります。
上記は一例ではありますが、問い合わせのナレッジは何かと消失してしまいやすい問題があります。
適切に管理できていないケースが多いのです。
しかし、ITサポートを利用していると、これらの情報を一括で管理してもらえます。
必要に応じて顧客番号などを預けておき、その番号を利用して問い合わせもしてもらえるのです。
情報が属人化して消失することがなくなります。
問い合わせ窓口はITサポートへの集約でコスト削減可能
IT機器やシステムの問い合わせは時間のかかることです。
窓口を確認したり待ち時間が発生したりすることが大きな原因です。
ただ、ITサポートを利用すると問い合わせ窓口の集約が可能となりこの課題を解決できます。
時間的・金銭的コストが削減できるようになるのです。
もちろん、ITサポートを契約するとコストが発生します。
ただ、月額料金は低価格な問い合わせ窓口が多くあり、無駄な業務の発生と比較すると十分ペイできるものです。
